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Plusieurs possibilités s'offrent aujourd'hui aux professionnels en ce qui concerne la gestion de leurs archives. Ils peuvent décider de s'en charger eux-mêmes ou faire appel à un prestataire pour une externalisation de cette tâche. Est-ce nécessaire d'opter pour cette dernière solution ?

Externalisation des archives : est-ce nécessaire ?

Certaines entreprises disposent d'un volume d'archive très élevé. Le stockage de ces dernières nécessite donc un grand espace à l'intérieur des locaux. Le local dans lequel sera entreposé les boîtes et conteneurs d'archivage doit être non seulement vaste, mais aussi adapté. Pour une bonne gestion des archives, l'entreprise doit avoir du personnel pour assurer cette tâche. En plus de mettre sur pied une excellente stratégie de rangement, ces derniers doivent également mettre à jour de manière régulière les archives.

Tout cela étant assez compliqué pour les entreprises, la meilleure solution dans ce cas est de contacter un prestataire qui se charge de tout : indexation informatique, stockage sécurisé, mise en boîte, etc. L'entreprise se voit ainsi décharger d'une importante tâche.

Les avantages d'externaliser les archives

L'externalisation des archives présente plusieurs avantages à commencer par le gain d'espace et de temps. En effet, le temps que prend la gestion des archives peut être désormais consacré aux activités de l'entreprise. L'externalisation permet également de faire des économies, car le professionnel n'a plus à prévoir un budget pour payer le personnel en charge de cette gestion ou pour trouver un lieu de stockage de qualité. Par ailleurs, la sécurité des documents constitue un autre avantage de l'externalisation d'archive. Ces derniers sont protégés contre tout danger d'inondation, d'incendie, de piratage ou encore de suppression volontaires.

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